“Trustteam staat altijd klaar voor onze vragen. Als er wordt gebeld naar Vic of Dirk met vragen omtrent ons boekhoudpakket of koppelingen, staan zij meteen paraat om ons verder te helpen. Dit close-contact geeft ons veel vertrouwen en zorgt voor continue productiviteit in onze onderneming.”

Poolboy is een startup in Kortrijk, opgericht door Sebastien, Thibault & Jason, waar je alles vindt voor in en rond het zwembad. Volgens Sebastien gaat Poolboy verder dan de andere opties op de markt. Zo zet Poolboy zeer sterk in op de onderhoudsservice. Deze service zorgt ervoor dat je je nooit zorgen hoeft te maken over de waterkwaliteit van je zwembad, zowel in de winter als in de zomer. Door middel van sensoren en een applicatie kan Poolboy de waterkwaliteit en andere belangrijke gegevens monitoren. Bij een nood aan onderhoud handelt Poolboy snel en efficiënt.

Geautomatiseerde administratieve flow

Bij het eerste contact werd het concept van Poolboy geschetst aan Trustteam. Daaruit bleek dat drie bouwstenen voor hen zeer belangrijk waren: de webshop, een kwalitatief ERP pakket en de applicatie om zwembaden te monitoren Daarna was het zaak om alle bouwstenen naast elkaar te leggen en te bepalen hoe deze onderling moesten communiceren. Trustteam bouwde een administratieve flow die stelselmatig werd geïmplementeerd. In samenspraak werd gekozen voor Exact Online. Een belangrijk aspect binnen de keuze voor Exact Online was de schaalbaarheid en eenvoudige implementatie hiervan. Daarna werden koppelingen gelegd met Lightspeed (kassasysteem) & Prestashop (webshop).

Exact Online als centrale software

Exact Online is bij poolboy het centrale punt tussen stock, webshop (Prestashop) en kassasysteem  (lightspeed). Bij een bestelling volgt een automatische synchronisatie tussen de stock en webshop. Zo kunnen geen artikels besteld worden die niet meer in stock zijn. Een essentieel gegeven voor Poolboy. Daarnaast zorgt een klantregistratie in de webshop (Prestashop) voor een automatische Trigger in Exact Online. Automatisch wordt de klant ook hier aangemaakt.

Trustteam als sparringpartner

Het opzetten van een dergelijke administratieve flow vergt naast de juiste kennis uiteraard ook duidelijke communicatie. Alleen op die manier kan een goede samenwerking tot stand komen. Daarom zat Trustteam eerst samen met Poolboy om te luisteren naar hun verwachtingen. Op basis daarvan stelde Trustteam verschillende opties voor. In samenspraak werd dan gekozen voor de combinatie van Exact Online, Lightspeed & Prestashop.