Trustteam implementeert Cisco telefonie en Microsoft Office Communications Server als geïntegreerde VoIP oplossing bij BFO Family Office

BFO Family Office was het eerste echte family office op Belgische bodem en is ondertussen uitgegroeid tot het grootste financiële adviesbureau in zijn soort. Het bedrijf is vandaag de financiële butler van meer dan 4000 gezinnen.

Oplossing

Informaticapartner Trustteam implementeerde bij BFO Family Office Microsoft Office Communications Server. Deze server integreert telefonie, instant messaging, fax en voice mail met het CRM systeem.

Voordelen

• Vlotter afhandelen van inkomend en uitgaand telefoonverkeer
• Kostprijs één derde goedkoper dan vorige oplossing
• Uitgebreide integratiemogelijkheden binnen Microsoft Omgeving
• Vlotte samenwerking met informaticapartner Trustteam

Centraliseren met VoIP

BFO Family Office is als financieel adviseur een vooruitstrevend bedrijf op het vlak van technologie: het bedrijf zoekt immers steeds naar manieren om het comfort en de efficiëntie
van de medewerkers te verbeteren door de strategische inzet van ICT. Wegens de sterke groei zette BFO Family Office de stap naar een groter hoofdkantoor in Gent. Hiervoor werd een bestaand kantoorgebouw volledig gestript, meteen de gelegenheid om ook de telecommunicatie onder de loep te nemen.

Wim De Borle: “Telefonie vormt voor BFO de basis voor prospectie en degelijke klantenservice. Bij het uitwerken van de infrastructuur voor telecommunicatie voor ons nieuw kantoorgebouw, kwamen we snel bij de Voice over IP (VoIP) oplossing uit: de beste opportuniteit voor ons eigen callcenter met een dertigtal medewerkers. Met VoIP maak je van de bestaande databekabeling gebruik bij de spraakcommunicatie. Of beter gezegd: dit betekende meteen een oplossing voor de wirwar aan kabels die de vroegere ISDN lijnen met zich meebrachten.”

Na een eerste poging om een VoIP systeem te implementeren, besliste BFO Family Office om voor de uitwerking van dit project samen te werken met Trustteam. Het informaticabedrijf uit Kortrijk en Deinze was reeds enkele jaren de vaste leverancier van BFO voor de hardware en kwam met een interessant voorstel op basis van Cisco en Microsoft
technologie.

Microsoft Office Communications Server

Een belangrijk punt op het verlanglijstje van BFO Family Office was de naadloze integratie van het nieuwe telecommunicatiesysteem met de Microsoft-gebaseerde CRM oplossing waarover het bedrijf beschikte. Trustteam kwam, met Microsoft Office Communications Server, met de juiste oplossing op het juiste moment: een VoIP oplossing die telefonie, instant messaging en fax verkeer samenbrengt en bovendien kan geïntegreerd worden met het bestaande CRM systeem.

Integratie met CRM

Wim De Borle: “Een zeer waardevolle functionaliteit van deze nieuwe server is de ‘click to call’ functie, waarmee we vandaag heel wat tijd en comfort winnen voor de medewerkers.
Een uitgaande oproep wordt automatisch gelanceerd vanuit het CRM systeem zonder dat de medewerker een nummer moet vormen.”

In de toekomst volgt ook een extra uitbreiding met de automatische herkenning van telefoonnummers in het CRM systeem bij binnenkomende oproepen: dankzij de integratie
met Microsoft Office Communications Server, krijgt de medewerker meteen alle informatie over die klant of prospect op zijn scherm te zien.

Mogelijkheden intensiever gebruiken

“Het succes van dit project ligt ongetwijfeld in de grondige voorbereiding ervan. De kostprijs en de implementatietijd van Microsoft Office Communications Server bedroegen
ongeveer twee derde van onze vorige oplossing, en bovendien zijn de mogelijkheden veel uitgebreider”, aldus Wim De Borle.

BFO wil in de toekomst dan ook nog intensiever gebruik maken van de mogelijkheden die Microsoft Office Communications Server biedt, zoals de ‘instant messaging’ functionaliteit. Zo kan men een flink deel van het email verkeer vermijden. Naast de bestaande integratie met Microsoft SharePoint dat de taken van de vroegere file server overneemt, is de integratie met Microsoft Exchange 2010 en Office 2010 een volgende optie voor BFO Family Office.

“Wij zijn alvast zeer tevreden over de samenwerking met onze informaticapartner Trustteam. We rekenen alvast op hen om in de toekomst nog intensiever het potentieel van Microsoft Office Communications Server te gaan uitbuiten”, besluit Wim De Borle.