SharePoint zorgt voor extra dynamiek bij Adhesia

De activiteiten van Adhesia steunen op drie pijlers: arbeidsgeneeskunde, risicobeheer en opleiding rond veiligheid en gezondheid. De organisatie met hoofdzetel in Brussel levert diensten voor 160.000 medewerkers van 13.000 klanten, waarvan zowat een derde actief is in de bouwnijverheid.

Centraal bij de werking van Adhesia staat Health@Work, de ERP-oplossing die Adhesia samen met zijn IT-partner Trustteam ontwikkelde en die intussen ook bij enkele andere externe diensten in gebruik is. In Health@Work beheert Adhesia onder meer de medische rapporten en klantgebonden documenten. Daarnaast wilde het bedrijf een centraal systeem waarin alle andere documentatie op een uniforme manier beschikbaar zou zijn en dat tegelijk de samenwerking en informatieuitwisseling tussen de medewerkers zou ondersteunen.

Alle documentatie bevond zich verspreid over het bedrijf”, legt Jo Tacq uit. “Voor het kwaliteitssysteem was er een aparte oplossing, maar verder was er geen gestandaardiseerde aanpak. Sommige documenten bestonden alleen in het Nederlands, andere alleen in het Frans.” Voor medewerkers die op zoek waren naar specifieke informatie, had Adhesia geen centrale plaats waar ze konden aankloppen. Bovendien was de toegang tot de informatie niet gekoppeld aan de rol of functie van de medewerkers.

CENTRALE ONTSLUITING

Adhesia en Trustteam tekenden een oplossing uit op basis van Microsoft SharePoint. Jo Tacq: “De doelstelling was met dat systeem alle beschikbare informatie en documentatie centraal te ontsluiten, en tegelijk over een centrale bron voor rapportering te beschikken. We hebben de mogelijkheden van verschillende    technologische    platformen    met    elkaar vergeleken. Al snel bleek echter dat SharePoint ons functioneel de beste oplossing zou bieden, met op termijn ook de meeste mogelijkheden rond verdere uitbreiding.”

Het platform kreeg de naam IntrAdhesia mee. Het bevat onder meer alle gevalideerde documenten voor risicobeheersing en opleiding, gevalideerde medische documenten met richtlijnen, alle procedures en functiebeschrijvingen van het kwaliteitssysteem, enzovoort. Alle informatie en documentatie die de medewerkers nodig hebben bij de uitvoering van hun opdrachten, kunnen ze nu centraal in IntrAdhesia raadplegen. Dat zorgt voor meer efficie?ntie en productiviteit. Tegelijk is ook de veiligheid van de documenten gewaarborgd. In functie van hun rol binnen het bedrijf krijgen de medewerkers al dan niet toegang tot bepaalde documentatie. Verder zijn de interne verslagen – die Adhesia vroeger via e-mail verspreidde – nu via het SharePoint-platform beschikbaar.

MEER TRANSPARANTIE

SharePoint biedt echter veel meer dan alleen een centrale informatiebank. “Het is een systeem dat onze medewerkers beter laat samenwerken”, zegt Griet Knudde, coo?rdinator marketing en communicatie bij Adhesia. “Zo is er een functie voor people search voorzien. Daarmee kunnen onze medewerkers de contactgegevens van de collega’s opzoeken. “

“Medewerkers die een aanpassing in de software wilden vragen, namen vroeger vaak rechtstreeks contact op met Trustteam. Dat maakte het beheer van de aangevraagde aanpassingen bijzonder moeilijk.” Wie vandaag een request for change wil indienen, kan dat via IntrAdhesia. De workflow in het systeem zorgt voor sturing van de goedkeuringsprocedure binnen Adhesia en zorgt ervoor dat de aanvraag automatisch op de juiste plaats bij Trustteam terechtkomt. Jo Tacq: “IntrAdhesia zorgt daarbij ook voor meer transparantie – en voor meer dialoog tussen het bedrijf en de medewerkers. Via het systeem kunnen de medewerkers de status van hun aanvraag opvolgen.”